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归档文件的概念
更新时间:2012-5-14

       归档文件的概念

          归档文件和归档文件整理是归档文件整理工作的基本概念,

  只有了解这两个基本概念,才能对归档文件进行整理,才能对归档

  文件整理工作进行研究。

           一、归档文件的概念

    归档文件是立档单位在其工作活动中直接形成且办理完毕、

  具有保存价值的各种形式的文件材料。其含义有如下四层:

          1.归档文件的来源是立档单位工作活动中直接形成的。归档

  文件来源上的含义主要有三层,一是归档文件的形成者是立档单

  位。立档单位是构成档案全宗的国家机构、社会组织或个人。这

  里的“全宗”是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联

  系的档案整体。确定立档单位的条件主要是有独立发文权(一般

  为独立法人),此外还应有独立的人事任免权、设有会计单位等。

  归档文件是由这些具有立档单位资格的单位或个人形成的。二是

  归档文件的形成过程在工作活动中。归档文件在立档单位的各自

  工作活动中形成,这种工作活动在国家机构是指其职能活动中形

  成的文件材料,在社会组织是指其工作联系过程中形成的文件材料,

在个人是指其在从事与其职务或专业有关的活动中形成的文

件材料。三是归档文件形成的特点是直接性,即原始记录性。归

档文件是原始记录,这些原始记录包括立档单位有文号的收发文

件,没有文号的材料,如合同、协议、情况报告、历史沿革、大事记、

剪报、会议文件材料、党组或行政办公会议记录、电话记录、统计材

料、职称材料、成果材料等。通过这些原始记录整理形成的其他资

料,如文件汇编、专题资料等间接形成的资料不是归档文件。

        2.归档文件的前提条件是办理完毕,没有办理完毕的文件材

料不应归档。所谓办理完毕,是指文书处理程序办理完毕,不是指

该文件所指工作的办理完毕。如十年工作规划,其所规划的工作

只能在十年左右时间内完成。但其文书处理程序完后,即为办理

完毕,可以归档。办理完毕的文件材料分为四种:一是单向文书。

在发文单位印发后无批示或其他意见的,即为办理完毕;在收文单

位收文后有关人员阅知、有关部门办理后,无批示或其他意见的'

即为办理完毕。二是双向文书。在收文单位,复文后即为办理完

毕;在去文单位,收到外单位复文并办理后即为办理完毕。如一段

时间内仍无回复(一般在一年内),也可视为办理完毕。三是交办

文件。领导机关、领导个人、人大和政协提案等交办的文件,被交

办单位直接答复有关单位,或按职能分工转交其他部门办理,即为

办理完毕。四是某些阶段性办理完毕的文件材料可视为办理完

毕,如跨越时间长的工程管理性文件材料,分阶段归档。

          3.归档文件的作用是具有保存价值,无价值的文件材料不需

  保存。归档文件的价值不同于其他文献价值之处在于其具有凭证

  价值和直接参考价值。从本质上讲,归档文件的凭证价值和参考

  价值都源于归档文件的原始记录性或直接形成性。把这些具有凭

  证和参考价值的归档文件保存起来,对国家、社会、个人都有极其

  重要的作用。

          4.归档文件的形式有多种。从归档文件的种类上分,主要有 

文书文件材料、科技文件材料、专门文件材料;从归档文件的载体

  形式上分,主要有纸质文件材料、声像文件材料、电子文件材料、实

  物等。归档文件形式的多样性,决定了其管理和利用的多样性。

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