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归档文件整理的概念
更新时间:2012-5-14

归档文件整理的概念

  归档文件整理是将拟归档的零散文件材料按其内容或形式的

  联系进行整理使之有序化的过程。其含义有如下三层:

      1.归档文件整理的对象是归档文件材料。如前所述,归档的

  文件材料应具备办理完毕、有保存价值等条件。

      2.归档文件整理的内容是将零散的文件材料进行系统化和编

  目的工作过程。其具体内容有:系统化、编目、装盒、排架等。各类

  归档文件材料整理的过程和方法不同,归档的文书文件材料的整

  理过程主要有分类、排列、编号、编目、装盒等;归档的科技文件材

  料的整理过程主要有装订、分类、组织保管单位、编号、编目等;归

  档的专门文件材料的整理过程主要有分类、组卷、编号、编目等;归

  档的声像、电子文件材料和实物的整理过程主要有分类、排列、编

  号、编目等。

      3.归档文件整理的目的是“使之有序化”,即将同一年度、同一

 机构(问题)、同一保管期限、同一事由的归档文件材料集中;将相

近机构、相近时间的归档文件靠拢;将不同载体、不同年度、不同机

构(问题)、不同保管期限、不同事由的归档文件分开。

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