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归档文件整理主要具有的意义和作用
更新时间:2012-5-28

        一、反映历史真实面貌

归档文件经过整理后可以从四个主要方面反映历史真实面

貌。一是能反映一项工作的发展过程。一项工作一般应形成本单

 位文件材料,本单位与上下级单位、同级单位、非隶属单位间的来

往文件,将这些文件材料分类、排列到一起,可以反映出这项工作

的全貌。二是可以反映同一年度所做的工作。归档文件一般要按

年度分类进行整理,这样就能反映同一年度所做的工作。三是能

反映同一内设机构的情况。归档文件按内设机构分类后,相同内

设机构的文件就集中到一起。查阅这些文件,就能知道这个机构

的工作情况。四是能反映一类问题的基本面貌。归档文件按问题

分类后,查阅某个问题类目,就能知道该问题的基本面貌。如果不

对归档文件进行整理,杂乱无章的零散文件材料不能反映文件材

料形成单位的真实历史面貌。

    二、便于档案管理

    归档文件经过整理后,主要可在五个方面便于档案管理。一

是归档文件编号后,能方便排架管理。二是归档文件经分类、编号

后,能按年度、问题、保管期限、卷、件等进行档案的统计。三是归

档文件划分保管期限后,档案的鉴定、销毁工作更加方便。四是归

档文件装订、装盒后,能防止灰尘及库内热量、水份很快地渗透到

档案文件材料中,从而能对档案进行较好的保护。五是归档文件

分类、编号后,在利用档案时,档案的存取更加方便。如果不对零

散的归档文件进行整理,档案管理便无从谈起。

    三、便于档案的利用

    归档文件经过整理后,主要在三个方面方便档案利用。一是

归档文件通过分类、排列后,能将内容及形式相同的文件材料集

中,相近的靠拢,相异的分开,便于查找内容或形式相同或相近的

档案。二是归档文件经过编目后,能通过多种检索途径,查找到所、

需档案。三是归档文件经过编号后,能方便地进行档案的存取。 

如果文件材料不进行系统整理,简单地按责任者和文号顺序排列’

相同与相关的文件材料就会分散,导致利用困难。此外,如果档案

不编号,即使找到有关档案,在调阅及存放档案时也较困难。

    四、便于工作总结与计划

归档文件经过整理,主要在三个方面便于工作总结与计划。

一是归档文件按年度分类,可以清楚地看出同一年度内所做的工

 作,从而方便进行年度工作总结;同时,也可知道某项工作进行到

 什么程度,从而方便进行次年工作计划。二是归档文件按机构或

 问题分类后,查找同一机构及同一问题的归档文件较方便'从而方

 便对某个机构或问题的工作进行总结与制定计划。三是整理者在

 整理归档文件的过程中,对全年各项或某项工作进行系统回顾'

 准确地、无遗漏地总结本年度工作,科学地安排下年度工作。

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